PDCAをうまく回して残業時間を減らす、できるビジネスパーソンになる|効率的で効果が高い仕事術

スキルアップ
スポンサーリンク

できるビジネスパーソンとは何でしょうか。

できる、できないは、日々の仕事の質で決まると言えます。

例えば、できるビジネスパーソンというのは、日々の仕事を実に合理的で効率的に進めます。

また状況の変化に応じて、都度修正を行い、最前に落とし込んで行くのが上手いです。

目的意識をもって仕事に取り組み、日々改善に目を向けて成長し続けていく人が、できるビジネスパーソンの本流です。

そして、誰しもができるビジネスパーソンになり得ます。

そのための土台となるのがPDCAです。

PDCAば、その効果の高さと内容のシンプルさから、多くの企業や現場に導入されています。

一度、型にはめ込んでしまえば、あとは水車のように流れに沿って勝手に回ってくれる。

そんなできるビジネスパーソンの型を身につけて実践することで、それらしく見え、気がつけばそれが自分の型となって身についていることでしょう。

スポンサーリンク

PDCAとは

PDCAとは、「Plan(計画)」、「Do(実行)」、「Check(検証)」、「Action(改善)」の頭文字を指します。

米国で品質管理手法の構築にあたったエドワード・デミング博士らが提唱した概念になります。

デミングが日本に来日し指導したことにより、日本の生産管理・品質管理の現場で進化していきました。

PDCAサイクルの最大の特徴は、写真のように、そのサイクルを回し続けることにあります。

P→D→C→Aと順にステップを進め、最後のAを新たな出発点として次のPDCAへと繋げていきます。

これにより正の上昇スパイラルを形成し、永続的な改善活動へとはめ込むことができます。

PDCAはその内容のシンプルさから、現在では品質管理の現場だけでなく、チーム力向上や自己管理方法として活用されています。

4つのステップのポイント

Plan(計画)

計画とは、現状の課題を見つけ、「何を、いつまでに、どのレベルまで」達成するのかを決めることです。課題とは、現状とあるべき姿のギャップのことを指します。

課題が見つかれば、解決のための具体策を検討します。あらかじめ想定されうるリスクがあるならば、それを洗い出しておきましょう。事前に対策を講じておくことで、計画をスムーズに進めることができます。

計画は大きすぎても小さすぎてもよくありません。必ず実態にマッチした計画を立てるようにしましょう。

また、あなたがチームのリーダーであるならば、計画はチームメンバーで共有するようにしてください。できればチームメンバーがやらたくてたまらない、という状態がつくれることが理想です。メンバーとともにやりたい目標をつくることもリーダーの仕事です。

Do(実行)

計画が立案出来たら、達成手段をさらに細分化し、月単位(または週/日単位)の行動スケジュールへと落とし込んでいきます。

ToDoリストを作成することもおススメです。

細分化する理由は、PDCAの中に小さなPDCAをつくり、すべてのタスクでPDCAを回すためです。

いきなり大きな課題を解決することはできません。日々の積み重ねの先に大きな課題は存在します。

また小さなPDCAを回すことにより得られた利益は、次の小さなPDCAに乗っかり、複利として働きます。複利効果によって、加速度的に課題解決に向かって業務を進めることができます。

Check(検証)

やりっ放しの状態は停滞を表します。必ず振り返りの時間を取りましょう。

・一日の終わりの5分

・一週間の終わりの15分

・一カ月の終わりの1時間

決して確保が難しいほどの時間ではないはずです。

まずはこの時間を取る、ということからはじめましょう。

また、「振り返り」と「感想」は違います。

次へのアクションや、どうすれば改善できるのかという視点で分析しましょう。

Action(改善)

改善は日々の無駄ををなくし、生産性を高める行動です。

PDCAの終わりであり、出発点でもあります。

成果を上げ続けるためには、「改善」は欠かすことができません。

業務がうまくいっていないときは、改善を見つけることは容易いでしょう。

しかしうまくいっているときにも改善の芽はあります。

つまり、やり方を標準化すれば、ほかへの展開も見込めますし、計画を修正することで、さらなる向上を目指すこともできます。うまくいっているときほど、改善を大事にしましょう。

PDCAサイクルをまわすコツ

「Plan」だけの人は、言いっ放しの人

「Plan」「Do」の人は、やりっ放しの人

「Do」だけの人は、思い付きで行動する人

「Plan」をたてずに「Do」「Check」「Action」をする人は、過去の内容だけで完結させる既存延長線の人

これらの人に当てはまらないように、各ステップをしっかりと押さえておきましょう。

ポイントは、「実行したら、振り返る」です。

PDCAの実践

今期一年間の営業活動を例にとり、PDCAサイクルの回し方を説明します。

まずは計画を立てましょう。

目標は、顧客先との売り上げを前年比+5%としました。

目標を立てたあとは現状の洗い出しです。

・前期の売り上げ=5,000万円

・商品提案数=月10件

・新規顧客先からの採用率=25%

売り上げを5%伸ばすためには、前年比の売り上げを250万円増やさなければいけません。

そのための手段として、新規顧客に対して商品提案数を月4件増やすことで達成できると仮説立てできました。

つまり、週に1件は新規顧客に商品を提案するという計画を立てました。

次に実行に移ります。

週に一回の新規顧客訪問を実行します。

このとき、タスクはなるべく細分化し、日々の業務レベルまで落とし込むことで、小さなPDCAを回すことを意識しましょう。

実行の後は検証です。

実行の進捗具合はどうだったのか、目標金額に対する結果との差はいくらだったのかを再度数値化します。

最後に改善です。

検証の結果から、次のアクションをプランニングします。

目標が達成できなかった場合は、次回どうすれば達成できるのか。

ここで重要なのが、前述した通り目標をうまく達成できた場合です。

うまく目標が達成できたのであれば、それがほかに展開できないか検討しましょう。

例として一年間の計画を取り上げましたが、PDCAサイクルは日々の仕事レベルでも回すことができます。

さらに言うならば、PDCAサイクルは短いサイクルで回すほど、その効果が大きく得られるとされています。

まずは身近なところ、例えば机周りの5Sなどから始めてみてはいかがでしょうか。

コメント

タイトルとURLをコピーしました