楽して効率化!本の内容を実践するだけ覚える必要なし|効率化オタクが実践する 高速パソコン仕事術

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●効率化オタクが実践する 高速パソコン仕事術

この手のパソコン仕事の効率化の本ってたくさんのショートカットを覚えたり、効率化に必要な方法を覚えたり、頭に知識を詰め込む必要がありますよね。

この本の特徴は、アプリケーションが豊富に紹介されており、あらかじめに「1回だけの小さな手間」を仕込んでおくことで、日々の仕事を効率化してくれる、そんな手法を学ぶことができます。

著者であるヨスさんは、プロブロガーとして活躍されており、データ入力のバイトをしていた20代のころ、頭を使わなくてもよい「単純作業」をいかに頭を使って効率化するかに情熱を燃やす。2013年2月、ブログ「ヨッセンス」を開始し、月に100回以上読まれるブログになる。ほかに、英語情報メディア「英語びより」の編集長。ブログを本気で書いている方に向けたオンラインコミュニティ「ヨッセンススクール」を主宰。

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はじめに

パソコン仕事を効率化するときにます思いつくのが、パソコンのショートカットを覚えるですよね。確かにショートカットを覚えることでエクセルなどのオフィスソフトは格段に効率化することができます。しかし、ショートカットって覚えるのに時間がかかりますし、普段の仕事に加えてショートカットに暗記をするのって結構大変ですよね。

本書では、ショートカットの紹介は、本当に覚えておくべきショートカットして10個、意外と知られていないけど便利なショートカットとして8個が紹介されているのみです。特に「ショートカットは覚えない!」と書かれているほどです。

特にパソコン作業に慣れていない人に対して、いきなりショートカットを20個覚えろ!といってもいきなり挫折しそうですよね。

本書では、先ほど述べたショートカット10個(+8個)の紹介のみで、基本的にはパソコンに標準装備されている技術や無料のアプリケーションが紹介されており、それらは初期設定のみでその後の仕事を効率化してくれます。

こんな人におすすめ

パソコン初心者で、これから覚えていくという人。

ショートカットを覚えるのが苦手という人。

ひと手間で仕事の効率を上げたい人。

この本の学び

単語登録で「ローカルパス」や「URL」すらも登録してしまう

私も仕事柄、エクセルやワード、パワーポイントを多用しますので、ある程度のショートカットや単語登録も活用しています。

しかしながら、本書では細やかなコツも紹介されており、いままで使っていた単語登録についても一歩進んだ工夫がなされています。

それがパソコン内のフォルダへのアクセスも単語登録してしまう方法です。

私の場合、高頻度で使うフォルダはネットワークドライブに登録しており、そこから一気に目的のフォルダまで移動していますが、一覧表示されるため登録しているのはせいぜい10個までです。(それ以上は見づらくなり、逆に探す手間が増えてしまいます)

そこで紹介されている方法が、フォルダの住所を単語登録してしまう方法です。

方法は、エクスプローラーを開き(ショートカット:windows+E)、目的のフォルダを開いたら、上部のフォルダの住所を単語登録しておきます。次回以降はエクスプローラーを開いた直後に単語登録した住所を自動入力するだけです。

これで目的のフォルダまでワープしたかのように移動することができます。

文章作成は「一括置換」を使って一気に効率化

オフィス系のソフトには一括置換の方法があらかじめ導入されており、それを使用することで一括置換も簡単に使用することができます。本書では、それとは別に「TeraPad」という無料のアプリケーションを紹介されています。このアプリケーションの使い方を紹介します。

例えばメールでいつも同じ文章を打たないといけないとき、下記のようなテンプレートを単語登録しておきます。

【テンプレートの文章例】
◆様
いつもお世話になっております。
先日、◆様にお送りした商品はいかがでしょうか?
(中略)
もし◆様が疑問に思われることがありましたら、いつでもご連絡ください。
そして「TeraPad」を起動し、「◆」をお客様の名前に一括置換することで文章が一瞬のうちに完成します。また◆という文字を使うことで、視覚的にも置換忘れを防ぐことができます。
本書ではこれら以外にも、仕事の効率化に必要なひと手間が数々紹介されています。
効率化オタクが実践する 高速パソコン仕事術を読んで、パソコンの効率を一気にあげましょう!

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